葬儀の事務作業の一つに香典の管理があります。お金の管理とともに香典をいただいた皆様についてうまく管理するコツをお伝えします。
香典帳とは
香典帳は、葬儀やご自宅への弔問などでいただいた香典について記録し、香典返しや挨拶状を送付する際のリストとするものです。
とくに葬儀の際には、バタバタしてしまうことも多く、香典はお金の話ですので、しっかりと書き留める必要があります。
芳名帳とは違います
「葬儀に参列した人の記録なら芳名帳があるのに」と思った方もいらっしゃるかもしれません。
芳名帳には氏名や住所を記入していただきますが、香典の金額まではご記入いただきません。
葬儀場で作成するものではありません
香典帳は、慌てて作成する必要はありません。
葬儀後、ゆっくりとまとめるのがよいでしょう。
もちろん葬儀中のお金の管理は、会計担当者などがしっっかり行う必要があります。
香典帳に記録すべきこと
香典帳は、市販の慶弔用記録ノートで済ますこともできます。
しかし、項目やスペースが足りないと感じる方も多く、日本終活セレモニーでは香典帳をカスタマイズすることをおすすめしています。
日本終活セレモニーがおすすめする、香典帳に残すべき記録は以下のとおりです。
お香典を頂いた方のご氏名
お名前は間違いのないように記録しましょう。
たとえば「崎」という字は、「大」ではなく「立」を使う「たつさき」と呼ばれる字もあります。
文字はその方の個性であり、間違われることを嫌います。
確認しながら記録しましょう。
お香典を頂いた方のご住所・連絡先
もちろん郵便番号から残すようにしましょう。
電話番号、メールアドレスなども、既存の住所録などから転記しておくと後日便利です。
頂いたお香典の金額
香典返しの際には、香典の金額によって品物を分ける場合があります。
記録しておきましょう。
お香典以外に頂いたもの
お香典以外にも、供物や供花などいただくことがあります。
お返事のお手紙を書く際に、一言添えることもできますので、ぜひ記録しておきましょう。
お返しの記録
お返しの記録欄はぜひ作っておきましょう。
「あれ、あの人にお返し送ったっけ？手紙書いたっけ？」という場合に、香典帳を見れば一目瞭然となります。
メモ欄
市販の慶弔用記録ノートのメモ欄は思ったほど大きくありません。
広いスペースでさまざま書けるようにしておきたいものです。
香典帳はこんな時使います
作成した香典帳は、主に以下のようなシーンで使用します。
香典額を整理して確認する時
お葬式は、まとまった出費が必要となる儀式です。
ご葬儀全体の収支をはっきりとさせるためにも、香典額の整理は欠かせません。
香典返しのリストとして
香典帳の利用方法として真っ先に思い浮かぶのが、香典返しリストではないでしょうか。
金額別に品物を分けることも多く、宛先と個数をはっきりさせるためにも、香典帳は役立ちます。
法事の案内リストとして
葬儀のときだけではなく、三回忌などの法事の案内を出す際にも役立ちます。
香典帳がしっかり整理されていれば、不義理となることもないでしょう。
香典帳は自作がおすすめ
このように重宝な香典帳ですが、文頭に述べたように、市販のものを使うよりは自作することをおすすめしています。
自作まで行かなくても、パソコンを使ったり、サイトからダウンロードしたりアプリを使って管理することも可能です。
ノートに手書きで作る
ノートに罫線を引いて必要な項目を作り、手書きでまとめる方法です。
もっともシンプルでお手軽ですが、手書きに労力がかかり、誤字となる可能性もあります。
excelなどexcelなど表計算ソフトを使う
もしパソコンをお使いになれるのなら、手書きよりもexcelなど表計算ソフトがおすすめです。
自分なりのまとめやすい形で作ってみましょう。
excelなど表計算ソフトのメリット
excelなど表計算ソフトで香典帳を管理するメリットは以下のようなものがあります。
- 文字が見やすい、間違いにくい
香典帳はご自身だけが見るものではありません。他人の文字は、読み慣れないと見にくいものです。excelなど表計算ソフトなら、文字の大きさや字体が揃っているのでとても見やすいですね。 - 並べ替えができる
excelなど表計算ソフトの最大のメリットは、並べ替えることができる点です。お名前を五十音順に並べたり、香典の金額順に並べ替えたりすることが簡単にできますので、お手紙を出したり、香典返しの準備の際にはとても便利ですね。 - 加筆修正が容易
香典帳を整理していくうちに、増やしたい項目や後から書き加えておきたい内容などが出てくるでしょう。excelなど表計算ソフトなら自由に修正ができます。 - 必要な時だけ印刷すれば良い
excelなど表計算ソフトで保存されていれば、紙のかたちで保存する必要がありません。必要な時だけ印刷すればよいですね。
自作できない場合
ネットからダウンロードする
インターネットで「香典帳 ダウンロード」などのキーワードで検索すると、さまざまな香典帳をダウンロードすることができます。
お試しになってみて下さい。なかには使い勝手が悪いと思うものもあるでしょう。
そんなときは固執せず、違うサイトからダウンロードしてみましょう。きっとお気に入りが見つかりますよ。
アプリを活用する
iPhoneやAndroidのアプリもたくさんありますね。無料のもので十分ですので、お気に入りを探してみましょう。
スマートフォンアプリの最大のメリットは、お手軽に手のひらで管理できることです。
持ち運びに便利なことから、最近はアプリで済ませてしまう人も多いようです。
葬儀社に相談する方法も
お忙しい方やパソコンが苦手な方は、自作が難しいかもしれません。
そんな時は、日本終活セレモニーでも香典帳を準備していますので、お気軽にお尋ね下さい。
また、ご葬儀をなさったご家族から、香典帳の整理のご依頼を受けることもあります。
葬儀後は、いろいろと慌ただしいものです。すべてご自身でなさろうとせず、葬儀社に御相談いただくのも良いと思います。
香典帳をうまく活用しましょう
香典帳の用途や整理方法についてご紹介しました。故人さまのことを思っていただいたお香典です。
しっかりと管理し、不義理とならないようにしたいものですね。
